“Como você dá conta de tudo?”: a resposta está na agenda

De todas as perguntas que recebo, a mais frequente é esta: “como tu dá conta de fazer tudo?”. A Max Work, o Somos Sucessores, a marca pessoal, o BNI, a coluna aqui no Empreenda News. A minha resposta costuma ser curta: eu tenho uma agenda organizada e faço isso acontecer.

Mas nem sempre foi assim. Já tive uma fase em que eu achava que dava conta. Só que eu não via que estava em pré burnout, sem dar conta da minha própria vida. Porque dar conta não é só sobre trabalho. Foi a partir dali que entendi que organização não é um detalhe da rotina. É o que sustenta tudo o resto.

Como organizar a agenda do empresário?

Quem me ajudou a estruturar a minha agenda foi a Ana Amorim (@anaamorim.oficial), palestrante e estrategista de performance, que hoje é também minha amiga. O método que uso tem três pilares simples.

Blocos por período. Divido a agenda em blocos, e cada bloco tem um objetivo claro: o que eu preciso fazer acontecer naquele período. Não é uma lista de tarefas soltas. É um compromisso com um resultado.

Cores por negócio. Uso o Google Agenda com uma cor definida para cada empresa e projeto, incluindo o BNI. Quando abro a semana, enxergo na hora onde está o meu tempo e se ele está coerente com as minhas prioridades.

Planejamento antes da semana começar. Tenho um ritual: planejo a semana sempre antes dela começar, geralmente no domingo. Na segunda-feira, eu não começo descobrindo o que fazer. Começo fazendo.

Como dividir o tempo entre vários projetos?

A maior parte do meu tempo é dedicada à Max Work. Os demais projetos eu encaixo de acordo com a prioridade que cada um tem naquele momento e com as necessidades que surgem mês a mês.

Na prática, a agenda muda conforme a fase. Por exemplo: na próxima semana vou palestrar em um evento do BNI, junto com a Ana Amorim. Naturalmente, preciso dedicar mais tempo à preparação. Isso não é desorganização. É priorização consciente: quando um projeto pede mais, eu decido de onde esse tempo vai sair.

Por que dar conta não é fazer tudo sozinha?

Nenhuma agenda dá conta de tudo se o empresário quiser fazer tudo. Na Max Work, delego para as minhas coordenações e para os analistas da empresa. E claro, me posiciono como responsável pelo que de fato é minha responsabilidade, e não pelo que é de outra pessoa.

Isso só funciona porque as questões do meu time estão estruturadas. Cada pessoa sabe o que é seu, e isso me libera para atuar onde a minha presença realmente faz diferença.

Tem ainda um hábito que protege muito o meu tempo: minhas reuniões sempre têm pauta e propósito. Se não têm, eu nem marco. Me incomoda perder tempo com o que é desnecessário, e acredito que isso deveria incomodar todo empresário.

Qual é o erro mais comum de quem não dá conta?

Sou procurada com frequência por causa de bagunça, agenda e processo mal feito, nossa consultoria até brinca que eu poderia ser consultora. E o erro que mais vejo não está na ferramenta. Está no posicionamento.

O empresário não se posiciona como empresário. Ele se coloca como um excelente colaborador, um fazedor do próprio negócio. Resolve tudo, apaga todos os incêndios, está em todas as decisões. Parece produtividade, mas é o contrário: a empresa fica presa à capacidade de uma pessoa só.

Acredito que a empresa segue o posicionamento do dono. Um dono que se comporta como colaborador cria uma empresa que depende dele para tudo. Um dono que se posiciona como empresário organiza o próprio tempo, posiciona as pessoas e decide o que só ele pode fazer.

Por onde começar nesta semana

Se você também ouve “como você dá conta?”, ou pior, se faz essa pergunta para si mesmo, sugiro três passos:

• Planeje a próxima semana antes dela começar. Reserve meia hora no domingo, ou no fim da sexta.

• Organize a agenda em blocos com objetivo. Para cada bloco, responda: o que eu preciso fazer acontecer aqui?

• Revise suas reuniões. As que não têm pauta nem propósito podem ser canceladas ou viram uma mensagem.

Dar conta de tudo não é ter mais horas no dia. É decidir com clareza o que merece as horas que você tem, e lembrar que a sua vida também precisa caber nessa agenda.

Perguntas frequentes

Como organizar a agenda do empresário?
Uma forma prática é dividir a agenda em blocos com objetivos claros, usar cores para separar empresas e projetos e planejar a semana antes dela começar, por exemplo no domingo.

Como dividir o tempo entre vários negócios?
Defina qual negócio recebe a maior parte do tempo e encaixe os demais conforme a prioridade de cada momento. Quando um projeto exige mais dedicação, decida conscientemente de onde esse tempo vai sair.

Qual é o erro mais comum do empresário que não dá conta da rotina?
Não se posicionar como empresário e agir como um colaborador que faz tudo no próprio negócio. Delegar com estrutura e assumir só o que é de sua responsabilidade libera tempo para o que realmente importa.