Seu ERP está pronto para a reforma tributária?

Nos últimos meses, o que eu mais ouço são falas de preocupação: com o caixa, com o sistema, com a dúvida de estar fazendo tudo certo. E, junto com essa preocupação, circula uma ideia que pode sair cara: “se a nota está sendo autorizada, então está tudo certo”.

Não está, necessariamente. E entender o porquê ajuda a fazer as perguntas certas para quem cuida do seu sistema de gestão.

Nota autorizada é nota correta?

Não. Desde 3 de agosto de 2026, empresas do regime normal precisam emitir NF-e e NFC-e com as informações do IBS e da CBS, os novos tributos da reforma. O que foi adiado, sem data definida, foi apenas a trava técnica que rejeitaria automaticamente a nota sem esses campos. A obrigação continua valendo.

Tem um segundo ponto, menos comentado. Quando os campos são preenchidos, o Sefaz já confere se as informações são coerentes entre si: a classificação tributária, a alíquota, os cálculos. Preencher errado pode, sim, barrar a emissão.

A autorização da nota mostra apenas que ela passou pelas validações ativas naquele momento. Não comprova que tudo está correto. Inconsistências podem aparecer depois, nos cruzamentos de dados. A Receita e o Comitê Gestor do IBS criaram um programa de conformidade para 2026 que prioriza orientar e corrigir, e uma das condições é corrigir as inconsistências apontadas até 31 de dezembro deste ano. Ou seja: o momento de ajustar é agora.

5 perguntas para fazer ao fornecedor do seu ERP

O sistema de gestão é o grande aliado nessa transição. É ele que calcula, preenche e transmite as informações. Para ter segurança, vale fazer estas perguntas ao seu fornecedor:

1. O sistema está atualizado com a versão vigente da nota técnica? As regras da NF-e e da NFC-e para a reforma são publicadas em uma nota técnica que já passou por várias versões. Pergunte qual versão o sistema atende e como as próximas atualizações vão chegar até você.

2. Como o sistema trata a classificação tributária de cada produto? Cada item precisa ter a sua classificação de IBS e CBS no cadastro. Pergunte como isso é feito e se o mesmo produto pode ter classificações diferentes quando vendido em NF-e ou em NFC-e, porque em alguns casos isso é necessário.

3. O cálculo respeita as particularidades das operações? O IBS tem parcela estadual e municipal informadas separadamente, e produtos com redução de alíquota exigem campos próprios. Pergunte se o sistema trata esses casos corretamente, sem atalhos como simplesmente zerar a alíquota.

4. Como o sistema mostra as rejeições e ajuda a corrigir? Quando uma nota volta com erro, a equipe precisa entender o motivo rápido. Pergunte como as rejeições aparecem e qual o caminho para corrigir.

5. Qual é o plano para 2027? No próximo ano, o PIS e a Cofins deixam de existir e a CBS passa a valer de fato. Pergunte como o fornecedor está se preparando e como vai orientar sua equipe nessa virada.

No varejo, onde está o maior trabalho?

Em supermercados e lojas de varejo, o ponto mais sensível é o cadastro. São centenas ou milhares de itens, e cada um precisa estar com a classificação correta. Produtos com tratamento tributário diferenciado, como os que têm alíquota reduzida ou zerada, merecem atenção redobrada.

Um sistema bem preparado faz o trabalho pesado, mas ele parte do cadastro que a empresa alimenta. Revisar esses dados com a contabilidade, item por item ou por grupos de produtos, é o investimento que mais reduz risco nessa fase.

De quem é a responsabilidade?

A adequação à reforma depende de três partes trabalhando juntas. O fornecedor do sistema entrega a ferramenta preparada. A contabilidade orienta a classificação correta de cada operação. E o dono garante que essa conversa aconteça e que as decisões sejam tomadas.

Aqui na MaxWork, deixamos o sistema pronto e levamos orientações aos nossos clientes, e sempre recomendamos que busquem suas contabilidades para orientações adicionais. Não existe atalho: sistema, contador e empresa precisam estar alinhados.

Acredito que a empresa segue o posicionamento do dono. Na reforma tributária, isso significa não terceirizar a preocupação. Faça as perguntas, envolva o contador, acompanhe os ajustes. A preocupação diminui quando se transforma em ação.

Perguntas frequentes

Como saber se meu sistema está adequado à CBS e ao IBS?
Pergunte ao fornecedor qual versão da nota técnica o sistema atende, como trata a classificação tributária de cada produto, se calcula corretamente reduções e parcelas do IBS e como mostra as rejeições. Revise também o cadastro com a contabilidade.

Se a nota fiscal foi autorizada, está tudo certo com IBS e CBS?
Não necessariamente. A autorização mostra que a nota passou pelas validações ativas, mas não comprova que todas as informações estão corretas. A rejeição por ausência dos campos foi adiada, mas a obrigação de preenchê-los continua.

Desde quando a NF-e e a NFC-e precisam ter IBS e CBS?
Para empresas do regime normal, a obrigatoriedade vale, em regra, para fatos geradores a partir de 3 de agosto de 2026. Empresas do Simples Nacional começam em 1º de janeiro de 2027.