MAXWORK: O custo invisível de gerir a empresa na planilha

Quase toda empresa começa na planilha. É natural: no início, ela é rápida, barata e resolve. O problema não é usar planilha. É continuar nela depois que a empresa passou do limite.

E esse limite raramente aparece de forma clara. A planilha não manda boleto, não aparece no fechamento do mês como uma despesa. O custo dela é invisível, e por isso tantos empresários demoram a perceber o quanto ela está saindo cara.

Aqui na MaxWork, quando um empresário nos procura para sair da planilha, o motivo costuma ser o mesmo: ele percebe que está errando na gestão, que tem “furos” que não consegue explicar, e que a empresa não está conseguindo crescer.

Quais são os custos invisíveis da planilha?

1. Erros de dados que viram gestão instável. Uma fórmula quebrada, um número digitado errado, uma linha que ficou de fora. Pequenos erros na planilha viram decisões erradas na gestão. É o padrão que mais vemos: os dados não são confiáveis, e a gestão fica instável porque se apoia neles.

2. O tempo que some no retrabalho. Copiar informação de uma planilha para outra, conferir se os números batem, refazer o relatório porque alguém mexeu na versão errada. São horas que a equipe gasta mantendo controles, em vez de cuidar do negócio.

3. A informação que depende de uma pessoa. Em muitas empresas, só uma pessoa sabe onde está cada planilha e como ela funciona. Quando essa pessoa sai de férias, adoece ou deixa a empresa, a informação vai junto.

4. As decisões tomadas no escuro. Quando cada área tem a sua planilha, ninguém enxerga o todo. O estoque não conversa com as vendas, que não conversam com o financeiro. O empresário decide com base no que tem, e não no que realmente está acontecendo.

5. O crescimento que trava. Esse é o custo mais alto e o mais difícil de enxergar. A planilha funciona para uma operação pequena, mas não acompanha mais clientes, mais produtos, mais pessoas e mais complexidade. A empresa até quer crescer, mas a gestão não sustenta.

Como saber se a sua empresa passou do limite?

Algumas perguntas ajudam a fazer esse diagnóstico:

• Você já encontrou “furos” na gestão que não conseguiu explicar?

• Os números de uma planilha batem com os de outra?

• Se a pessoa que cuida das planilhas faltar uma semana, a empresa continua funcionando?

• Você consegue tomar uma decisão importante com dados confiáveis, rapidamente?

• A sua empresa está crescendo no ritmo que poderia?

Se a resposta para algumas delas preocupou, a planilha provavelmente já está custando mais do que parece.

Por que tudo deve ir para o sistema?

Sair da planilha não é só trocar de ferramenta. É ir para uma gestão profissionalizada, que permite que o crescimento da empresa aconteça.

Por isso, a ideia não é manter metade da gestão no sistema e metade em planilhas paralelas. É levar tudo para o sistema e centralizar a gestão. Quando as informações estão em um só lugar, todos olham para os mesmos números, os erros diminuem e as decisões passam a se apoiar em dados confiáveis.

Por que tantos empresários adiam essa decisão?

Perceber os sinais costuma ser fácil. Difícil é agir. Muitos empresários sabem que passaram do limite, mas adiam a mudança porque a planilha “sempre funcionou”, porque falta tempo ou porque mudar dá trabalho.

Acredito que a empresa segue o posicionamento do dono. Adiar a decisão também é uma escolha, e ela tem um custo, mesmo que invisível. Cada mês a mais na planilha é um mês a mais de furos, retrabalho e crescimento travado.

Se a sua empresa chegou a esse ponto, o primeiro passo não é escolher o sistema. É decidir que a gestão precisa se profissionalizar. Depois disso, vale entender o que organizar antes da implantação para que o sistema renda de verdade, tema de uma coluna que escrevi aqui no Empreenda News.

Perguntas frequentes

Quando trocar a planilha por um sistema de gestão?
Quando a empresa começa a ter furos na gestão que não consegue explicar, quando os números de diferentes planilhas não batem e quando a gestão não acompanha mais o crescimento do negócio.

Quais são os custos de gerir a empresa em planilhas?
Erros de dados que deixam a gestão instável, tempo perdido em retrabalho, dependência de uma única pessoa, decisões tomadas sem visão do todo e dificuldade de crescer.

Vale a pena manter planilhas depois de implantar um ERP?
A recomendação é levar toda a gestão para o sistema. Centralizar as informações em um só lugar faz com que todos olhem para os mesmos números e reduz os erros.